© Shutterstock

Hva er e-postetikette? -

E-postetikette er en samling høflige vaner og uuttalte regler som hjelper oss å kommunisere på en effektiv og profesjonell måte.

© Shutterstock

Hvorfor er e-postetikette så viktig? -

Noen ganger er e-post den eneste demonstrasjonen av våre kommunikasjonsevner. E-postetikette er en viktig jobbferdighet og gjør et godt inntrykk på andre.

© Shutterstock

Bruk navnet ditt i en profesjonell e-postadresse -

E-postadresser brukes til alt, fra å bestille legetime til å søke jobber, så du trenger en lettfattelig e-postadresse. Bruk en kombinasjon av navnet ditt og noen få tall når du oppretter en konto.

© Shutterstock

Skille mellom jobb- og personlig e-post -

Hvis du er selvstendig næringsdrivende eller frilanser, er det en god idé å ha en egen e-postadresse bare til bedriften. Dette får deg til å virke profesjonell og reduserer sannsynligheten for pinlige e-postfeil.

© Shutterstock

Ha en kort e-postsignatur -

Sett opp en signatur som automatisk vises nederst i hver e-post du sender. Den skal inneholde ditt fulle navn, tittel (hvis du bruker en bedrifts-e-post) og kontaktinformasjon. Du kan også inkludere foretrukken pronomen.

© Shutterstock

Hold formateringen enkel -

Glem GIF-er, sitater og fancy fonter. Hold e-postformateringen enkel. Det vil se uprofesjonelt ut hvis det sendes fra bedriftens e-postadresse, og oppsettet ikke kan formateres riktig på mobile enheter.

© Shutterstock

Vær kortfattet -

De som mottar e-post, foretrekker å lese korte, poengterte meldinger uten at de virker direkte eller uhøflige. Det er også nyttig å inkludere eventuelle forespørsler, som å avtale et møte eller sende en fil i første avsnitt, slik at mottakeren vet hva de kan forvente.

© Shutterstock

Bruk en nøyaktig og tydelig emnelinje -

Det er mange som leser emnelinjen først og den første linjen i selve teksten før de bestemmer seg for om de vil lese hele greia, så hold emnelinjen kort, men spesifikk.

© Shutterstock

Send kun e-post til relevante personer -

Ta bare med e-postadressene til personer som trenger å få meldingen din. Det å legge til andre, bare sånn i tilfelle, kan skape ekstra arbeid for kollegene dine eller fylle innboksene deres med irrelevante e-poster.

© Shutterstock

Ikke anta pronomen - Det få riktige personopplysninger er viktig når du skriver en e-post. Pass på at du har stavet mottakerens navn riktig og bruk kjønnsnøytrale pronomen.

© Shutterstock

Tenk deg om før du klikker «svar alle» -

E-post er en effektiv måte å sende informasjon til en stor gruppe på en gang. Det er imidlertid ikke alle som trenger å lese eller svare på meldingen, så vurder hvem som bør være involvert i e-postkjeden før du trykker på «svar alle»-knappen.

© Shutterstock

Når skal du bruke «bcc» -

For å unngå «svar alle»-problemet har mange en tendens til å bruke «bcc» (blindkopi) for masseutsendelser som ikke krever svar og for å skjule e-postadresser for å beskytte mottakernes personvern.

© Shutterstock

Når skal du bruke «cc» -

Bruk «cc» (kopiadressat) når du vil sløyfe folk som trenger å se e-posten du sender. Det er nyttig når du planlegger et gruppearrangement eller når du gjør noen, som ikke er hovedpublikummet, oppmerksomme på noe.

© Shutterstock

Bruk stave- og grammatikkontroll -

Før du sender, bør du lese korrektur på e-posten for å luke ut eventuelle stave- eller grammatikkfeil. Det kan være lurt å laste ned et verktøy som hjelper deg med å fange opp vanlige feil. Korrekturlesing sikrer også at du har lagt ved en fil (hvis relevant) og at du har stavet mottakerens navn riktig.

© Shutterstock

Skriv i hele setninger -

Ved å bruke fullstendige setninger og tegnsetting blir en e-post mye enklere å lese og forstå.

© Shutterstock

Ikke tiltal mottakere som «Herr», «Fru.» og «Frøken» -

Mens e-post tidligere ble behandlet på samme måte som all annen forretningskorrespondanse, foretrekker de fleste i dag å bli adressert med fornavn.

© Shutterstock

Ikke send eller be om lesebekreftelser -

En lesebekreftelse er et varsel som indikerer når en e-post åpnes. Disse varslene kan fylle opp innbokser og er kanskje ikke nøyaktige på grunn av de teknologiske endringene i hvordan e-post mottas.

© Shutterstock

Vær forsiktig når du bruker stemmediktering -

Mange sender e-post fra telefonene, noe som kan øke risikoen for feil – spesielt ved bruk av stemmedikteringsverktøy, da teknologien kanskje ikke registrerer de riktige ordene.

© Shutterstock

Dropp «takk»-svar -

Hvis en e-post ikke trenger svar, er det best å ikke sende et svar. Å svare med «takk» eller «ok» gir ikke tilleggsinformasjon og fyller opp innbokser.

© Shutterstock

Vær forsiktig med emojier -

På noen arbeidsplasser anses emojier i e-poster som uprofesjonelle, men et sted med en mer uformell bedriftskultur kan ønske bruken velkommen.

© Shutterstock

Svar innen 24 til 48 timer -

Det er god kommunikasjon og e-postetikette å svare på hver melding innen én til to dager. Hvis du ikke kan, send et kort svar (eller autosvar) som bekrefter mottak av e-posten og at du vil komme tilbake med svar innen et bestemt tidspunkt eller dato.

© Shutterstock

Sett opp en «borte»-melding -

Hvis du er borte fra kontoret eller på ferie, vil det å sette opp en «ikke på kontoret»-melding gjøre andre oppmerksomme på at de ikke vil motta svar fra deg umiddelbart.

© Shutterstock

Ikke bruk «sendt fra min iPhone» -

«Sendt fra min iPhone» eller «Sendt fra min telefon», er ment å på forhånd beklage for eventuelle stavefeil eller dårlig formatering, men det kan anses som uprofesjonelt av noen. Hvis du trenger å sende en viktig e-post, er det bedre å sende den fra datamaskinen.

© Shutterstock

Sjekk utboksen -

Noen e-postprogrammer vil bruke en kø for å holde på e-poster før de sendes. I noen tilfeller blir ikke meldinger sendt. Gjør det til en vane å sjekke utboksen for å sikre at alle e-postene blir levert.

© Shutterstock

Vær høflig -

Du bør praktisere god sosial og forretningsetikette i hver e-post du sender. Bruk tydelig kommunikasjon og en vennlig tone.

© Shutterstock

Vær forsiktig med humor -

Humor kan lett gå seg vill i oversettelsen via e-post. Det er best å holde alle former for humor unna profesjonelle e-postkorrespondanse med mindre du har et personlig forhold til mottakeren.

© Shutterstock

Introduser deg selv -

Du bør aldri anta at mottakeren vet hvem du er. Start alltid e-postene dine med en kort introduksjon som inneholder relevant informasjon om deg selv.

© Shutterstock

Forkort lenker -

Når du inkluderer URL-er i e-postene, er det best å forkorte dem ved hjelp av et URL-forkortingsverktøy, da dette gjør at e-posten ser renere ut og lettere å lese.

© Shutterstock

Tenk før du videresender -

Noen e-poster er ikke ment å videresendes, spesielt hvis de inneholder sensitiv informasjon, så vær forsiktig før du videresender en melding. Hvis du videresender en lang e-posttråd, oppsummer det som diskuteres slik at mottakeren vet nøyaktig hva du vil ha i retur.

Kilder: (Reader's Digest)

© Shutterstock